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子育てと情報・データ管理と…

デジタル化が進むにつれて、メール、写真、各種ファイルなどなどの情報処理量の多さにうんざりしたり、パニックになることがありませんか?

実は私の生活圏内では、データの氾濫がパニックレベルです…。会社のメールに起業のメール、少しサボると各アドレスに軽く数100件の新着があり、子どもの塾やら学校のPTAやら雑多な依頼がたくさんあり、マジ勘弁…となることが多いです。

さらに我が家では、イギリスという住んだことのない土地に言葉の通じない小学生二人を連れて移り住んでからというもの、本来やらなくていいような細々したことをリサーチしたり判断したり、出すべき時に出すべきとことを出すべきところにだしたりと、情報処理能力の限界へのチャレンジが続いています。

現地校の勉強や塾探し、ビザの申請のこと、日本と現地の税金の申告、家族旅行のことまで、あらゆる情報を管理して、すぐに取り出せるようにできないと生活面全般に支障がありるので、洪水のように押し寄せるありとあらゆる情報をいかに効果的に処理して…出したい時にすぐに出せるようにするかが死活問題ともいえます。

いやほんと、情報の洪水は適切な排水処理をしないとどんどん溜まり、大切なことに頭が働かなくなるので、本当に危険だと思います。修羅場を潜ってみて行き着いた方法として、(スマートフォンという世紀の大発明に加えて)本当に役に立つ強力なツールが、OneNote (PC)とDropbox (Cloud storage) でした。

まず、MicrosoftのOneNoteは、MBAを始めてからすぐに膨大な論文とリサーチの管理をどうしようということで周囲に聞き回ったところ、推薦する声が多かったものでした。実はこのソフト、前から知ってはいましたが、社会人になってからの「ノート」って、基本的にはちょっとメモって捨て去るイメージなので、蓄積型のノートに食指が動かなかったのです。

ですが、実際に使ってみると、家族運営にとても向いています。PDFがそのまますぐに取り込めてハイライトできたり、自在にコメントを書き込め、ネット検索や写真などスクショもバンバン貼り付けられて、欲しい情報をノートに収める感覚でバンバン保存できてとても便利。学生の間ではワンノートなんて常識なのかもしれませんが、学生時代に手書きのノートしか知らない世代からすると目から鱗でした。いやほんと、PCのフォルダーに大量のファイルを収めておく方法しか知らなかったら、論文を書いたりする時の手間が膨大だっただろうと思います。最初の方は紙に印刷して読んでいた文献も、途中からは全てデジタルで、荷物も減り頭の中もスッキリしました。

さらには同様の方法を、子どもの学校の配布物や家庭のありとあらゆる情報管理にも応用させていき、これで10個のプロジェクトが同時進行しても管理できる自信がつきました。ただ、紙類はどんどん捨て、今では何かを手書きにするのはアイデアを練る時だけになった瞬間…全てをデジタル管理する上で怖いのが、パソコンが壊れたり、紛失した時のリスクです。データが消えると後には何も残らないというのは恐ろしい。

そこでDropboxのストーレッジが大活躍します。実は、これも10年も前から膨大な子どもの写真や動画、ファイルなど、パソコンを買い換えるたびに引っ越しするのが嫌で、Dropboxを契約はしていたのです。ですが、使用の方法が今とは違っていて、以前はあくまで外の倉庫に荷物を出し入れするような感覚でした。出し入れの頻度は多くなくて、時々写真や動画を大量にDropboxに移す…とあう作業を定期的にやっていたのです。

でも、今すぐパソコンが紛失したり故障したら困るというリスクを考えて反省し、日常的にファイルの保存作業全てDropbox にするように変更しました。これも、パソコンを抱えてイギリスと日本を行ったり来たりする中で、「これが壊れたら一貫の終わり…」という危機感を感じたわけで、早いうちに改善しておいてよかったことの一つです。

コロナ禍で余りで歩けなかった2020年、ちょうどイギリス移住する前に半年から一年前にかけて、ありとあらゆるものをデジタル化自炊してDropboxに放り込み、遺産整理かというくらい身辺を整理してきました。独身時代に旧姓で入っていた確定拠出年金とか、契約してから忘れていた投資信託とか…、何年もアクセスしていなかったアカウント、紙の資料しかない保険契約や資産の売買書類が出てきたりして、思ったよりデジタル化は大変な作業でした。

さて、今のところDropboxとは10TB契約して年間の保存料が確か2万円くらいです。捨て去った大量の紙のファイルの保存料や手間、海外からでもいつでもアクセスできる手軽さを考えると安いです。さらにパソコンの中は基本的に空にして、いつ何時PCに何かあっても、大事なものは全てクラウドに入っている状態にできる安心感はとても大きいです。

ちなみに10年前にDropboxを使い始めた頃は、クラウドのスタートアップが倒産する心配があり、外付けHDにも二重保存していましたが、もはや不要ですね。クラウドビジネスもなくてはならないインフラとして定着して、セキュリティもしっかりしているので今はこれ一本です。Dropboxは第三者に部分的にファイル共有もできるので、例えば、確定申告のシーズンには税務関係の書類をメール添付ではなく、Dropbox に保存してリンクを税理士さんに渡せすだけで済んだり、写真や動画などの思いファイルも簡単に共有できて、とても便利です。

最後に、なぜ他のストーレッジを積極的に使っていないのかですが、個人的に基本的にメーカーが提供するものは経験したい派です。AppleのiCloudに始まり、MS Office を契約すると、ここにもOne Drive 2TBが勝手についてきて、動画を取るために買ったGoPro にも2TBと年間サプスクが無料(自動更新)というのが付帯されています。

メーカーはどこも、サブスクビジネスを獲得するために無料のストーレッジをつけてきますが、製品の判断は性能と値段で決めたいので、メーカーへのデータ依存を避けたいという個人的な希望があります。あと、メーカー指定のサーバーは、個別にいろんなデータをプールするので、例えば、アップル以外の機器で撮ったもの(GoProでの動画や編集済みビデオなど)は、iPhoneを経由しないため、iCloudには入りません。これが長期的にみると結構不便なんですよね。

ある時、メーカーとの契約を切るときに、大掛かりなデータの引っ越しが必要だったり、機種ごとに見にいくフォルダーが別れるのはとても不便です。そんなわけで、メーカーがくれるサーバーには、基本的にどうでも良いデータだけを残して、複数のデバイスから全てのデータをDropbox 行きにしています。Appleのクラウド契約も少額ですみ、ストーレッジに保存後のデータは心置きなく消去できます。

さっき、遺産整理のようだと書きましたが、真面目な話、Dropbox内に残したデータは、アカウントの契約を子どもたちに引き継ぐだけで、将来的に家族の大切なデジタルの思い出や資料を世代移動させることが容易にできます。iCloudや、他のメーカー指定のサーバーだと、そういう訳にはいきませんよね(電話契約が切れると遺族はクラウドのデータにもアクセス不可になる)。子どもたちがもう少し大きくなったら、ファミリー共有にしてみようと思っています。

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