幼稚園マザーズにお勧めのタスク管理術

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幼稚園マザーをやっていてタスク管理のスキルを重宝することがとても増えました。

幼稚園にまつわるアドミ(事務作業)は単発的で毎回違う方法を指示されるという効率の悪い業務プロセスの塊です。例えば今月に入ってからの申し送りはこんな感じです。

  • 運動会の写真申し込みと代金の支払いを第一週目に行う。所定の封筒を園からもらい、そこに代金を入れて登園時に係りに手渡す
  • 敬老会のDVDの申し込みと代金の支払いを指定された日に行う。各自で準備した封筒に所定の書式で必要事項を記入の上、代金を入れて係りに手渡す
  • DVD代金とお歳暮の支払いを指定された日に行う。各自で準備した封筒に(書式は自由)代金を入れて係に手渡す
  • 月に一度の誕生日会には、指定のブラウス着用での正装(月に一度の写真撮影あり)。その日はタイツはダメで指定の靴下着用のこと
  • 来月のクリスマスイベントの日には食べ残しのお菓子を入れるタッパ-とグッズを持ち帰る鞄を持参のこと

災害対策用に設置されたWebベースのデータベースにはメールの一斉送信や掲示板機能があるにも関わらず、完全マニュアル方式の幼稚園。ちょっとした集金が何度もあるのでその度に封筒にお金を入れて決まった日に係の人に代金をお支払いするということがイベントやイベント終了後の写真やDVDなどの販売時に行われます。しかも、都度ごとに支払いの段取りが微妙に違います。

そんな中、意外にも「えっ?今日お支払いの日?」とか、「お誕生日会?忘れてた!」という人が多くて驚きます。

そんなとき、「え?逆になぜ忘れるの?」と何度も聞き返しそうになったことがあります。こんなことを言うと嫌味になるので実際には言いませんが。。

タスク管理というコンセプトすら知らない人が多いのか、あるいは単純すぎて思いつかないのかも知れませんが、とても簡単な方法があります。考えてみると、上は仕事のプロジェクト管理に通じるところがあるので、仕事をする人にとっては当たり前のことですよね。

ご存じない方のために、よほどインプットの段階で聞き漏れがない限りしくじりようのないタスク管理の方法があります。必要なのは『スケジュール帳』のみです。

例えば、10日の登園時に運動会の写真申し込み、15日にお誕生日会、20日に幼稚園イベントで特別な持ち物があるとします。幼稚園のママ友さんたちを見ていると、上の連絡事項をメモする方は多いのですが、殆どの人は、メモをとったことで安心してしまい、その先は手がお留守になっています。

実はこのとき、秘伝の一手間(!)をかけてることで万全のタスク管理ができてしまいます。

ネタをばらせは簡単なことなのですが、それぞれスケジュール帳の10日、15日、20日の欄に行って登園時間が9時だとすると、10日の9時に「運動会の写真代(千円)」などと書き込みます。同じく、15日の8時に「正装:ブラウス」、そして20日の持ち物については全日の夜のところに「明日、クリスマスにタッパーと鞄持参」とメモを書き、20日の朝の時間帯にも「タッパーと鞄」とさらに書き込みます。

これで絶対に忘れません。いや、「せっかく書いたメモを後から見ることを忘れるかもしれない」リスクを前提にしているので、書き込んだ瞬間に全てを忘れて良いのです。

前の日の夜に翌日のタスクを管理する癖をつけておくと、「そうだ、封筒にお金を入れて準備しておこう」とアラームがなります。但しこれは、スケジュール帳を頻繁に見るという習慣があることが前提になっているので、その習慣がない人はGoogle カレンダーなどの本物のアラーム機能と一緒に仕掛けを作ったりする一手間がさらに必要かもしれません。

ワーキング・マザーには、幼稚園のイベントやアドミに加えて、仕事上の会議やプロジェクト管理や人付き合いのお約束、家では細々した買い出しややるべきことの数々が目白押しのはず。だからこそタスク管理の術を更にスキルアップさせなくてはなりませんよね。

スケジュール帳は自分の使いやすいものなら何でも良いと思いますが、時間帯が30分刻みの「アクションプランナー」(下にリンクあり)はとてもお勧めです。

 

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